Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizacji różnego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji wykonać założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość generowania raportów określających zaawansowanie prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich wykonawców. Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.